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Viele Unternehmen besitzen bereits Zertifikate, Prüfberichte, technische Datenblätter, Lieferantenerklärungen und weitere Unterlagen. Trotzdem ist häufig nicht eindeutig erkennbar:

• welche Version aktuell ist,

• ob ein Dokument vollständig vorliegt,

• ob ein Nachweis noch gültig ist,

• für welches Produkt, Material oder Werk er gilt,

• ob erforderliche Anhänge fehlen,

• und ob die Unterlage für den vorgesehenen Zweck tatsächlich verwendet werden kann.

Der Dokumenten- und Nachweischeck™ prüft deshalb nicht nur, ob Dateien vorhanden sind.

Wir ordnen die Unterlagen für Ihren konkreten Anwendungsfall und zeigen Ihnen verständlich, was bereits einsatzbereit ist, was aktualisiert oder ergänzt werden muss und welche Dokumente oder Nachweise noch fehlen.

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Ist das Ihre Situation?

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Der Dokumenten- und Nachweischeck ist für Sie geeignet, wenn eine oder mehrere dieser Situationen auf Ihr Unternehmen zutreffen:

• Ihre Unterlagen liegen in verschiedenen Ordnern, Systemen oder Abteilungen.

• Mehrere Fassungen desselben Dokuments sind im Umlauf.

• Es ist nicht klar, welche Version aktuell oder freigegeben ist.

• Ein Kunde verlangt kurzfristig Produkt-, Material-, Herkunfts- oder CO₂-Nachweise.

• Sie müssen Unterlagen für einen Export, Import oder neuen Zielmarkt zusammenstellen.

• Zertifikate oder Lieferantenerklärungen könnten abgelaufen sein.

• Ein Dokument ist vorhanden, aber sein Produkt-, Material- oder Standortbezug ist unklar.

• Ein Nachweis gilt möglicherweise nur für einen begrenzten Zeitraum oder Produktionsstandort.

• Anhänge, Tabellen oder ergänzende Prüfunterlagen fehlen.

• Unterschiedliche Dokumente enthalten widersprüchliche Angaben.

• Es ist nicht geregelt, wer Unterlagen fachlich prüft oder extern freigibt.

• Dokumente müssen bei jeder Kundenanfrage erneut gesucht werden.

• Sie möchten vermeiden, veraltete oder falsch zugeordnete Nachweise weiterzugeben.

• Eine externe Fachperson oder Prüfstelle benötigt ein geordnetes Übergabepaket.

Das Problem besteht häufig nicht darin, dass überhaupt keine Unterlagen vorhanden sind.

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Unklar sind vielmehr:

• Aktualität,

• Vollständigkeit,

• Gültigkeit,

• Versionsstand,

• Geltungsbereich,

• Zuordnung,

• Verantwortlichkeit,

• und Freigabestatus.

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Welche Frage beantwortet der Check?

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Der Dokumenten- und Nachweischeck beantwortet die zentrale Frage:

Sind unsere Dokumente und Nachweise für den konkreten Kunden-, Export-, Import- oder Marktzugangsfall vollständig, aktuell, richtig zugeordnet und grundsätzlich verwendbar?

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Vor Beginn wird der Betrachtungsumfang klar festgelegt.

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Der Check kann sich beispielsweise beziehen auf:

• eine konkrete Kundenanfrage,

• ein Produkt oder eine Produktgruppe,

• ein Material oder einen Rohstoff,

• einen Lieferanten,

• einen Produktionsstandort,

• einen Export- oder Importvorgang,

• ein Zielland oder einen Zielmarkt,

• eine Ausschreibung,

• eine CBAM-/SKDM-Anforderung,

• eine Nachhaltigkeitsaussage,

• oder ein vorbereitetes Übergabedossier.

Es wird nicht automatisch das gesamte Unternehmensarchiv geprüft.

Betrachtet werden die Unterlagen, die für den vereinbarten Zweck relevant sind.

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Was ist der Unterschied zu den anderen Checks?

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Der Anforderungs- und Reformcheck beantwortet:
Welche Nachhaltigkeits-, Export-, Import- und Marktanforderungen betreffen unseren konkreten Unternehmens-, Produkt- oder Marktfall, und welche Informationen müssen wir dafür vorbereiten?

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Der Export- und Marktzugangscheck beantwortet:
Sind unsere Produkt-, Material-, Lieferanten- und Nachweisinformationen für einen bestimmten Export-, Import- oder Marktzugangsfall ausreichend vorbereitet?

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Der Kundenanforderungscheck beantwortet:
Was verlangt ein konkreter Kunde tatsächlich, welche Informationen sind bereits vorhanden, und was fehlt noch für eine vollständige Antwort?

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Der Lieferanten- und Lieferkettencheck beantwortet:
Welche für Kundenanforderungen, Exportvorhaben oder Marktprojekte benötigten Angaben fehlen bei welchen Lieferanten, Herstellern oder vorgelagerten Stellen?

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Der Dokumenten- und Nachweischeck beantwortet:
Welche vorhandenen Dokumente und Nachweise sind aktuell, vollständig, eindeutig zugeordnet und für den vorgesehenen Zweck tatsächlich einsetzbar?

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Der Nachhaltigkeitsaussagen-Check beantwortet:
Welche Umwelt- und Nachhaltigkeitsaussagen werden durch die vorhandenen Daten und Nachweise getragen?

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Der Export- und Marktprojektcheck beantwortet:
Ist ein konkreter Exportauftrag, Markteintritt, Kundenauftrag oder eine Ausschreibung für den nächsten geschäftlichen Schritt vorbereitet?

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Der Daten- und Nachweisaufbau beginnt dort, wo die Checks enden:
Er baut die langfristig benötigte Produkt-, Material-, Lieferanten-, Dokumenten- und Nachweisstruktur auf.

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Der Dokumenten- und Nachweischeck ist der richtige Ausgangspunkt, wenn geprüft werden soll, welche vorhandenen Unterlagen tatsächlich verwendet werden können und welche Dokumente vor einer Weitergabe, Kundenantwort, Exportvorbereitung oder externen Prüfung ergänzt, aktualisiert oder eindeutig zugeordnet werden müssen.

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Welches Problem lösen wir?

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Ein vorhandenes Dokument ist nicht automatisch ein verwendbarer Nachweis.

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Ein Zertifikat kann beispielsweise:

• abgelaufen sein,

• nur einen bestimmten Standort betreffen,

• lediglich für einzelne Produkte gelten,

• einen früheren Berichtszeitraum abdecken,

• oder ohne notwendige Anhänge vorliegen.

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Auch technische Unterlagen können problematisch sein, wenn:

• mehrere Versionen existieren,

• die Produktvariante nicht eindeutig erkennbar ist,

• alte Materialangaben verwendet werden,

• das Ausstellungsdatum fehlt,

• keine Freigabe dokumentiert wurde,

• oder die Unterlage nicht dem tatsächlich gelieferten Produkt entspricht.

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Dadurch können folgende Probleme entstehen:

• Veraltete Dokumente werden an Kunden weitergegeben.

• Ein Nachweis wird auf Produkte oder Standorte übertragen, die er nicht abdeckt.

• Historische Fassungen werden mit aktuellen Versionen verwechselt.

• Fehlende Anhänge bleiben unbemerkt.

• Lieferantenunterlagen werden ohne klare Zuordnung gespeichert.

• Externe Fachstellen müssen die Unterlagen erneut sortieren.

• Kundenanfragen und Exportvorhaben verzögern sich.

• Aussagen werden auf Nachweise gestützt, deren Umfang nicht ausreicht.

• Verantwortlichkeiten werden erst kurz vor der Übergabe geklärt.

Der Dokumenten- und Nachweischeck™ schafft eine geordnete Übersicht.

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Dadurch wird sichtbar:

• welche Unterlagen vorhanden sind,

• welche Version aktuell ist,

• welche Dokumente unvollständig oder abgelaufen sind,

• worauf sich ein Nachweis tatsächlich bezieht,

• welche Unterlagen noch fehlen,

• welche Dubletten oder Widersprüche bestehen,

• und welche Punkte vor einer externen Verwendung persönlich oder fachlich geprüft werden müssen.

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Für wen ist dieses Produkt geeignet?

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Der Dokumenten- und Nachweischeck richtet sich insbesondere an:

• exportierende und importierende Unternehmen,

• Hersteller und Zulieferer,

• Rohstoff- und Materialunternehmen,

• Handelsunternehmen,

• Unternehmen mit internationalen Kunden,

• Unternehmen mit komplexen Lieferketten,

• kleine und mittlere Unternehmen,

• Unternehmen vor einem neuen Markteintritt,

• Unternehmen vor einer Kunden- oder Behördenanfrage,

• Unternehmen mit umfangreichen Zertifikats- und Prüfunterlagen,

• Unternehmen mit mehreren Produkten, Lieferanten oder Standorten.

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Typische interne Ansprechpartner sind:

• Export und Import,

• Vertrieb und Key Account Management,

• Einkauf,

• Supply Chain,

• Produktmanagement,

• Materialmanagement,

• Qualitätsmanagement,

• Nachhaltigkeits- und ESG-Verantwortliche,

• Produktionsverantwortliche,

• Dokumentenmanagement,

• Regulatory Affairs,

• Legal und Compliance,

• Geschäftsleitung.

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Was benötigen wir von Ihnen?

Zu Beginn legen wir gemeinsam fest, welche Dokumente und Nachweise für welchen Zweck betrachtet werden sollen.

Dafür benötigen wir grundlegende Angaben wie:

• den konkreten Kunden-, Export-, Import- oder Marktzugangsfall,

• das betroffene Produkt oder Produktsortiment,

• relevante Materialien oder Rohstoffe,

• betroffene Lieferanten und Hersteller,

• Produktionsstandorte,

• Zielland oder Zielmarkt,

• den betrachteten Zeitraum,

• vorhandene Fristen,

• zuständige interne Ansprechpartner.

Anschliessend stellen Sie die bereits verfügbaren Unterlagen bereit.

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Dazu können beispielsweise gehören:

• technische Datenblätter,

• Produktspezifikationen,

• Materialdatenblätter,

• Stücklisten,

• Lieferantenerklärungen,

• Herstellererklärungen,

• Ursprungs- und Herkunftsnachweise,

• Zertifikate,

• Prüf- und Laborberichte,

• Auditberichte,

• Qualitätsunterlagen,

• technische Zeichnungen,

• Produktionsunterlagen,

• CO₂- und Emissionsdaten,

• Product Carbon Footprints,

• Life Cycle Assessments,

• CBAM-/SKDM-Unterlagen,

• Recycling- und Rezyklatnachweise,

• Massenbilanzunterlagen,

• Chain-of-Custody-Nachweise,

• Energie- und Produktionsdaten,

• Transport- und Logistikunterlagen,

• Kundenfragebögen,

• Ausschreibungen,

• Verträge und Anhänge,

• frühere Kundenantworten,

• interne Freigaben,

• bestehende Dokumentenlisten oder Ordnerstrukturen.

Die Unterlagen müssen nicht vollständig oder bereits geordnet sein.

Fehlende Dateien, unklare Versionen und nicht nachvollziehbare Zuordnungen sind Bestandteil des Checks.

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Welche Dokumente und Nachweise können betrachtet werden?

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Produktunterlagen

• Produktdatenblätter,

• Produktspezifikationen,

• technische Beschreibungen,

• Produktfreigaben,

• Variantenübersichten,

• Zeichnungen,

• Bedienungsunterlagen.

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Materialunterlagen

• Materialdatenblätter,

• Materialspezifikationen,

• Zusammensetzungsangaben,

• Rohstoffinformationen,

• Stücklisten,

• Rezepturen,

• Lieferantenmaterialnummern.

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Lieferanten- und Herkunftsunterlagen

• Lieferantenerklärungen,

• Herstellererklärungen,

• Ursprungsnachweise,

• Herkunftsnachweise,

• Produktionsstandortangaben,

• Lieferketteninformationen,

• Auditberichte.

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Klima- und Emissionsunterlagen

• CO₂-Daten,

• Product Carbon Footprints,

• Life Cycle Assessments,

• Emissionsfaktoren,

• Energie- und Produktionsdaten,

• Transportdaten,

• Berechnungsgrundlagen,

• dokumentierte Systemgrenzen.

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CBAM-/SKDM-Unterlagen

• warenbezogene Informationen,

• Herstellerangaben,

• Produktionsanlagen,

• Emissionsdaten,

• Berichtszeiträume,

• Lieferantennachweise,

• vorbereitete Datensätze.

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Zertifikate und Prüfberichte

• Produktzertifikate,

• Standortzertifikate,

• Managementsystemzertifikate,

• Materialzertifikate,

• Prüfberichte,

• Laborberichte,

• Konformitätsunterlagen,

• Überwachungs- und Auditunterlagen.

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Recycling- und Nachhaltigkeitsnachweise

• Recyclinganteile,

• Rezyklatnachweise,

• biobasierte Anteile,

• Massenbilanznachweise,

• Chain-of-Custody-Unterlagen,

• Herkunfts- und Materialnachweise,

• Nachweise für Nachhaltigkeitsaussagen.

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Kunden- und Marktunterlagen

• Kundenfragebögen,

• Ausschreibungen,

• Lieferantenportale,

• Produktspezifikationen,

• Kundenverträge,

• Informationsanforderungen,

• vorbereitete Übergabeunterlagen.

Welche Unterlagen tatsächlich einbezogen werden, richtet sich nach dem vereinbarten Betrachtungsumfang.

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Was wird geprüft?

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1. Dokumentenidentität

Wir prüfen, ob ein Dokument eindeutig identifiziert werden kann.

Dazu gehören beispielsweise:

• Dokumententitel,

• Dokumententyp,

• Dokumentennummer,

• Aussteller,

• Erstellungsdatum,

• Versionsnummer,

• Freigabestatus,

• Gültigkeitszeitraum.

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2. Vollständigkeit

Wir prüfen:

• ob das Dokument vollständig vorliegt,

• ob Seiten fehlen,

• ob erwähnte Anhänge vorhanden sind,

• ob Tabellen oder Anlagen fehlen,

• und ob ergänzende Bezugsdokumente benötigt werden.

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3. Version und Aktualität

Wir betrachten:

• welche Version aktuell ist,

• ob ältere Fassungen vorhanden sind,

• ob unterschiedliche Versionen parallel verwendet werden,

• ob Änderungen nachvollziehbar dokumentiert wurden,

• und ob eine aktuelle Freigabe vorliegt.

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4. Gültigkeit

Wir prüfen unter anderem:

• Gültigkeitsbeginn,

• Gültigkeitsende,

• Ausstellungsdatum,

• Berichtszeitraum,

• Lieferzeitraum,

• Zertifikatszeitraum,

• erforderliche Aktualisierungsintervalle.

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5. Objektzuordnung

Wir prüfen, ob ein Dokument eindeutig dem richtigen:

• Unternehmen,

• Produkt,

• Produktvariante,

• Material,

• Lieferanten,

• Hersteller,

• Standort,

• Werk,

• Produktionsanlage,

• Kunden,

• Markt,

• oder Zeitraum

zugeordnet werden kann.

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6. Tatsächlicher Nachweisumfang

Wir prüfen, welchen Bereich ein Nachweis tatsächlich abdeckt.

Das kann beispielsweise sein:

• ein einzelnes Produkt,

• eine Produktgruppe,

• ein Produktionsstandort,

• eine bestimmte Materialqualität,

• ein Lieferant,

• eine Charge,

• ein definierter Zeitraum,

• eine bestimmte Menge,

• oder ein begrenzter Zielmarkt.

Ein Nachweis wird nicht automatisch auf einen grösseren Bereich übertragen.

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7. Konsistenz und Widersprüche

Dargestellt werden nur tatsächlich erkennbare und relevante Abweichungen.

Beispiele:

• unterschiedliche Produktnamen,

• abweichende Materialzusammensetzungen,

• widersprüchliche Herstellerangaben,

• unterschiedliche Produktionsstandorte,

• abweichende Gültigkeitsdaten,

• nicht übereinstimmende Dokumentenversionen,

• oder Zertifikate mit unklarem Geltungsbereich.

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8. Dubletten

Wir prüfen, ob:

• identische Dokumente mehrfach gespeichert sind,

• leicht veränderte Fassungen parallel existieren,

• Dateien unterschiedlich benannt, aber inhaltlich gleich sind,

• oder unklar ist, welche Fassung verwendet werden soll.

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9. Verantwortlichkeiten

Wir prüfen, ob klar ist:

• wer ein Dokument verwaltet,

• wer die fachliche Richtigkeit prüft,

• wer Aktualisierungen beschafft,

• wer die Zuordnung bestätigt,

• und wer die externe Weitergabe freigibt.

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10. Übergabebereitschaft

Wir unterscheiden:

• sofort einsetzbare Unterlagen,

• Unterlagen mit Ergänzungsbedarf,

• veraltete Unterlagen,

• Nachweise mit begrenztem Geltungsbereich,

• widersprüchliche Dokumente,

• fehlende Dokumente,

• und Unterlagen, die vor der Weitergabe Human Review benötigen.

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