Was wird konkret aufgebaut?

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1. Betrachtungsumfang und Zielstruktur

Zuerst wird festgelegt:

• welche Anforderungen künftig wiederholt bearbeitet werden sollen,

• welche Produkte und Märkte betroffen sind,

• welche Informationen erforderlich sind,

• und welche Struktur dafür tatsächlich benötigt wird.

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2. Einheitliche Begriffe und Bezeichnungen

Wir ordnen vorhandene Bezeichnungen für:

• Produkte,

• Materialien,

• Lieferanten,

• Hersteller,

• Standorte,

• Dokumente,

• Nachweise,

• und Statuswerte.

Unterschiedliche interne und externe Begriffe werden nicht stillschweigend gleichgesetzt. Abweichungen werden sichtbar dokumentiert.

​

3. Eindeutige Objektzuordnungen

Daten und Dokumente werden nach Möglichkeit den richtigen:

• Produkten,

• Materialien,

• Lieferanten,

• Herstellern,

• Standorten,

• Märkten,

• Kunden,

• Zeiträumen,

• und Anforderungen

zugeordnet.

​

4. Quellen- und Herkunftsangaben

Für relevante Informationen wird dokumentiert:

• woher sie stammen,

• wer sie bereitgestellt hat,

• wann sie erstellt wurden,

• welche Version gilt,

• und welche Einschränkungen bestehen.

​​

5. Dokumenten- und Nachweistrennung

Daten, allgemeine Dokumente, Zertifikate, Prüfberichte und konkrete Nachweise bleiben getrennte Objekte.

Dadurch wird nicht jede vorhandene Datei automatisch als ausreichender Nachweis behandelt.

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6. Geltungsbereiche

Für Nachweise wird festgehalten, ob sie sich beziehen auf:

• ein Unternehmen,

• einen Standort,

• ein Produkt,

• eine Produktgruppe,

• ein Material,

• einen Lieferanten,

• eine Produktionsanlage,

• eine Charge,

• einen Zeitraum,

• oder einen Zielmarkt.

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7. Lücken und Nachforderungen

Fehlende Informationen werden in konkrete Aufgaben und Nachforderungen übersetzt.

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8. Verantwortlichkeiten

Für Verwaltung, Beschaffung, Prüfung, Aktualisierung und Freigabe werden verantwortliche Rollen festgelegt.

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9. Review- und Freigabepunkte

Fachlich, rechtlich, technisch oder regulatorisch sensible Informationen werden für Human Review gekennzeichnet.

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10. Pflege und Wiederverwendung

Die Struktur wird so dokumentiert, dass sie für spätere Anfragen aktualisiert und erneut verwendet werden kann.

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Was erhalten Sie konkret?

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Je nach vereinbartem Umfang erhalten Sie eine strukturierte Arbeitsgrundlage aus den tatsächlich benötigten Modulen.

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Aufbauplan

Eine klare Übersicht:

• welche Strukturen aufgebaut werden,

• welche Informationen benötigt werden,

• welche Bereiche bereits vorbereitet sind,

• welche Lücken bestehen,

• und in welcher Reihenfolge der Aufbau erfolgt.

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Unternehmens- und Stammdatenregister

Geordnete Basisdaten für den definierten Anwendungsbereich.

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Produkt- und Materialstruktur

Eindeutige Verknüpfung von Produkten, Varianten, Materialien, Rohstoffen und relevanten Nachweisen.

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Lieferanten- und Herkunftsstruktur

Zuordnung von Lieferanten, Herstellern, Standorten, Ländern und Lieferkettenrollen.

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Dokumentenregister

Übersicht aller einbezogenen Unterlagen mit Version, Gültigkeit, Zuordnung und Verantwortlichkeit.

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Nachweisregister

Übersicht der vorhandenen Nachweise und ihrer tatsächlichen Geltungsbereiche.

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Kundenanforderungsstruktur

Wiederverwendbare Verbindung zwischen Kundenfragen und den dafür benötigten Informationen.

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Aussage-Nachweis-Matrix

Verknüpfung konkreter Umwelt-, CO₂-, Material- oder Nachhaltigkeitsaussagen mit ihrer Informationsgrundlage.

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Verantwortlichkeitsmatrix

Klare Rollen für:

• Datenbereitstellung,

• Dokumentenpflege,

• Lieferantenkommunikation,

• Fachprüfung,

• Aktualisierung,

• Freigabe,

• und Übergabe.

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Versions-, Gültigkeits- und Statussystem

Nachvollziehbare Kennzeichnung:

• aktueller und historischer Versionen,

• gültiger und abgelaufener Unterlagen,

• offener Ergänzungen,

• kritischer Blocker,

• und nicht bewertbarer Punkte.

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Nachforderungsworkflow

Strukturierter Ablauf für fehlende Daten und Nachweise von Lieferanten, Herstellern oder internen Fachbereichen.

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Review- und Freigabestruktur

Dokumentierte Prüfschritte und Human-Review-Punkte vor einer externen Verwendung.

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Übergabestruktur

Geordnete Zusammenstellung der relevanten Informationen für Kunden, Fachpersonen oder autorisierte externe Stellen.

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Pflege- und Aktualisierungslogik

Dokumentation, wie die Struktur nach Abschluss des Projekts weitergeführt werden kann.

Es wird keine feste Anzahl von Registern, Datenfeldern oder Workflows versprochen. Aufgebaut werden die Elemente, die für den vereinbarten Zweck tatsächlich erforderlich sind.

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Beispiel einer aufgebauten Struktur

Für die mobile Darstellung können einzelne Bereiche als Karten dargestellt werden.

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Produktstruktur

Status: Aufgebaut

Betroffener Bereich: Produktgruppe A

Umsetzung: Produkte und Varianten wurden mit internen Produktnummern, Produktionsstandorten, Materialien und Zielmärkten verbunden.

Pflege: Produktmanagement bestätigt neue Varianten und Änderungen vor der Verwendung.

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Materialnachweis

Status: Ergänzung erforderlich

Betroffener Bereich: Rohstoff B

Umsetzung: Material, Lieferant und Hersteller sind zugeordnet. Ein aktueller Herkunftsnachweis fehlt.

Nächster Schritt: Nachforderung beim Lieferanten auslösen und eingehende Unterlagen dem richtigen Zeitraum zuordnen.

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Lieferantenstruktur

Status: Aufgebaut

Betroffener Bereich: Lieferant C

Umsetzung: Vertraglicher Lieferant, tatsächlicher Hersteller und Produktionsstandort wurden getrennt erfasst.

Pflege: Änderungen am Hersteller oder Produktionsstandort lösen eine erneute Prüfung der zugeordneten Nachweise aus.

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Zertifikatsverwaltung

Status: Ergänzung erforderlich

Betroffener Bereich: Produktionsstandort D

Umsetzung: Zertifikat, Aussteller, Standortbezug und Gültigkeitsdatum sind erfasst.

Nächster Schritt: Verantwortliche Person und Frist für die Aktualisierung vor Ablauf festlegen.

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Kundenanforderung

Status: Aufgebaut

Betroffener Bereich: Wiederkehrende CO₂-Anfrage

Umsetzung: Die Kundenfrage wurde mit benötigten Produkt-, Material-, Produktions- und Emissionsdaten verbunden.

Pflege: Bei einer neuen Anfrage werden vorhandene Daten übernommen und nur veränderte oder fehlende Informationen erneut geprüft.

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Nachhaltigkeitsaussage

Status: Human Review erforderlich

Betroffener Bereich: Recyclingaussage für Produkt E

Umsetzung: Aussage, Lieferantennachweis, Produktvariante und Gültigkeitszeitraum wurden miteinander verbunden.

Nächster Schritt: Fachliche und rechtliche Prüfung vor einer externen Veröffentlichung durchführen.

Der vollständige Aufbau kann zusätzlich enthalten:

• Datenfelder und Pflichtangaben,

• Quellen und Versionsstände,

• Dokumentenbeziehungen,

• Zuständigkeiten,

• Fristen,

• Nachforderungsprozesse,

• Statuswerte,

• Freigabepunkte,

• und Regeln für die zukünftige Pflege.

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Ihr konkreter Nutzen

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Sie beginnen bei neuen Anfragen nicht wieder von vorne

Bereits strukturierte Produkt-, Material-, Lieferanten- und Nachweisinformationen können erneut verwendet werden.

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Sie finden benötigte Informationen schneller

Relevante Daten und Dokumente sind eindeutig zugeordnet und nicht nur in allgemeinen Ordnern abgelegt.

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Sie vermeiden doppelte Arbeit

Informationen werden nicht bei jeder Kundenanfrage erneut erhoben, sofern sie noch aktuell und für den neuen Zweck verwendbar sind.

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Sie stellen Lieferanten gezieltere Fragen

Fehlende Angaben werden produkt-, material-, standort- und zeitraumbezogen angefordert.

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Sie erkennen veraltete Unterlagen rechtzeitig

Versions- und Gültigkeitsinformationen bleiben mit den Dokumenten verbunden.

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Sie schaffen klare Verantwortlichkeiten

Es wird sichtbar, wer Informationen bereitstellt, prüft, aktualisiert und extern freigibt.

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Sie verbessern die Nachvollziehbarkeit

Jede relevante Information kann mit ihrer Quelle, ihrem Geltungsbereich und ihrem Bearbeitungsstatus verbunden werden.

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Sie reduzieren widersprüchliche Angaben

Unterschiedliche Produktnamen, Materialangaben oder Dokumentenversionen werden kontrolliert zugeordnet.

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Sie bereiten Fachprüfungen gezielter vor

Interne und externe Fachpersonen erhalten strukturierte Unterlagen mit offenen Punkten und klaren Prüfaufträgen.

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Sie schaffen eine dauerhafte Arbeitsgrundlage

Die Ergebnisse bleiben nicht auf einen einzelnen Bericht beschränkt, sondern können für zukünftige Kunden-, Export- und Marktanforderungen gepflegt und weiterverwendet werden.

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So läuft die Zusammenarbeit ab

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Schritt 1 – Zweck und Umfang festlegen

Gemeinsam bestimmen wir:

• für welche Kunden-, Export-, Import-, Markt- oder Nachhaltigkeitsanforderung die Struktur benötigt wird,

• welche Produkte und Materialien einbezogen werden,

• welche Lieferanten und Standorte relevant sind,

• und welche Bereiche nicht zum Projekt gehören.

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Schritt 2 – Vorhandene Strukturen und Unterlagen aufnehmen

Sie stellen vorhandene:

• Daten,

• Dokumente,

• Register,

• Ordner,

• Tabellen,

• Kundenanforderungen,

• Lieferanteninformationen,

• und frühere Prüfergebnisse

bereit.

Die Unterlagen müssen nicht vollständig oder vorsortiert sein.

​

Schritt 3 – Zielstruktur definieren

Es wird festgelegt:

• welche Register benötigt werden,

• welche Informationen miteinander verbunden werden müssen,

• welche Statuswerte gelten,

• und welche Verantwortlichkeiten erforderlich sind.

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Schritt 4 – Begriffe und Zuordnungen ordnen

Produkte, Materialien, Lieferanten, Hersteller, Standorte, Dokumente und Nachweise werden eindeutig benannt und miteinander verbunden.

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Schritt 5 – Register und Verknüpfungen aufbauen

Die vereinbarten:

• Datenregister,

• Dokumentenregister,

• Nachweisregister,

• Kundenanforderungsstrukturen,

• und Aussage-Nachweis-Verknüpfungen

werden aufgebaut.

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Schritt 6 – Fehlende Informationen als Aufgaben erfassen

Lücken werden in konkrete interne Aufgaben oder externe Nachforderungen übersetzt.

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Schritt 7 – Verantwortlichkeiten und Reviews festlegen

Verwaltung, Aktualisierung, Fachprüfung und externe Freigabe werden klar zugeordnet.

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Schritt 8 – Pflege- und Übergabelogik dokumentieren

Es wird festgelegt, wie die Struktur künftig aktualisiert und für Kunden, Märkte oder Fachstellen verwendet werden kann.

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Schritt 9 – Struktur gemeinsam überprüfen

Die aufgebaute Struktur wird mit den verantwortlichen Personen auf Verständlichkeit, Verwendbarkeit und offene Punkte geprüft.

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Schritt 10 – Kontrollierte Übergabe

Sie erhalten die vereinbarte Daten-, Dokumenten- und Nachweisstruktur mit Pflegehinweisen, Verantwortlichkeiten und Human-Review-Punkten.

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Umfang und Produktstufen

Der Aufbau kann mit einem einzelnen Produkt, einer Produktgruppe oder einem konkreten Markt beginnen.

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Kompakt

Geeignet für:

• ein Produkt,

• eine Produktgruppe,

• einen Kunden,

• einen Zielmarkt,

• oder einen klar abgegrenzten Nachweisbereich.

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Typische Ergebnisse:

• kompakte Produkt- und Materialstruktur,

• Dokumenten- und Nachweisregister,

• Verantwortlichkeitsübersicht,

• offene Nachforderungen,

• Pflege- und Review-Hinweise.

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Professional

Geeignet für:

• mehrere Produkte,

• mehrere Lieferanten,

• wiederkehrende Kundenanforderungen,

• einen grösseren Zielmarkt,

• oder mehrere zusammenhängende Nachweisarten.

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Typische Ergebnisse:

• vertiefte Produkt-, Material- und Lieferantenstruktur,

• Dokumenten- und Nachweisregister,

• Kundenanforderungsmatrix,

• Versions- und Gültigkeitssystem,

• Nachforderungs- und Review-Workflow,

• strukturierte Übergabepakete.

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Unternehmen

Geeignet für:

• mehrere Geschäftsbereiche,

• mehrere Standorte,

• internationale Lieferketten,

• mehrere Zielmärkte,

• oder eine langfristig nutzbare Informationsarchitektur.

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Typische Ergebnisse:

• umfassende Daten- und Nachweisstruktur,

• standardisierte Register und Zuordnungen,

• einheitliche Status- und Gültigkeitslogik,

• Verantwortlichkeits- und Freigabestruktur,

• wiederverwendbare Kunden- und Marktprozesse,

• dokumentierte Pflege- und Aktualisierungslogik.

Der konkrete Leistungsumfang wird vor Beginn eindeutig vereinbart.

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Wie werden die Ergebnisse eingeordnet?

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Grün – vorbereitet

Die benötigten Informationen sind für den definierten Zweck ausreichend vorhanden, aktuell und eindeutig zugeordnet.

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Orange – Ergänzung erforderlich

Informationen sind teilweise vorhanden. Ergänzungen, Aktualisierungen oder Klärungen sind notwendig.

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Rot – kritischer Blocker

Wesentliche Daten, Dokumente, Nachweise, Verantwortlichkeiten oder Voraussetzungen fehlen.

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Nachtblau – nicht bewertbar

Die vorhandene Informationsgrundlage reicht für eine belastbare Einordnung nicht aus.

Die Statusbewertung bezieht sich ausschliesslich auf den vereinbarten Betrachtungsumfang. Ein grüner Status stellt keine Zertifizierung, Verifizierung, Rechtsfreigabe, Exportfreigabe, Importfreigabe oder Marktzugangsentscheidung dar.

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Was bleibt bei den verantwortlichen Fachpersonen?

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CLIMATE LEDGER™:

• strukturiert die benötigten Informationen,

• ordnet Daten, Dokumente und Nachweise,

• verbindet Produkte, Materialien, Lieferanten und Standorte,

• dokumentiert Quellen, Versionen und Geltungsbereiche,

• bereitet Nachforderungen und Review-Schritte vor,

• und unterstützt den Aufbau einer wiederverwendbaren Arbeitsgrundlage.

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Die abschliessende fachliche, rechtliche, technische, zollbezogene, regulatorische oder methodische Beurteilung verbleibt bei den zuständigen Personen und Fachstellen.

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Je nach Projekt können dazu gehören:

• Geschäftsleitung,

• Export- und Importverantwortliche,

• Einkauf und Supply Chain,

• Produkt- und Materialverantwortliche,

• Qualitätsmanagement,

• Nachhaltigkeitsverantwortliche,

• Dokumentenmanagement,

• Legal,

• Compliance,

• Regulatory Affairs,

• technische Fachpersonen,

• CO₂- und LCA-Fachpersonen,

• Zollfachpersonen,

• externe Prüfer,

• Zertifizierungs- und Verifizierungsstellen,

• Behörden,

• weitere autorisierte Fachstellen.

Die finale Freigabe und Entscheidung bleiben beim Unternehmen.

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Was ersetzt der Daten- und Nachweisaufbau für Export und Marktzugang nicht?

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Dieses Produkt ersetzt keine:

• allgemeine Unternehmensberatung,

• vollständige Reorganisation des Unternehmens,

• Rechtsberatung,

• Vertragsberatung,

• Zollberatung,

• Steuerberatung,

• technische Produktprüfung,

• IT-Systemimplementierung,

• ERP- oder Dokumentenmanagementsystem-Einführung,

• CO₂- oder PCF-Berechnung,

• Life Cycle Assessment,

• wissenschaftliche Validierung,

• Verifizierung,

• Zertifizierung,

• Auditierung,

• Konformitätsbewertung,

• Behördenentscheidung,

• Export-, Import- oder Marktzugangsfreigabe.

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CLIMATE LEDGER™ bestätigt nicht automatisch:

• dass alle rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen erfüllt sind,

• dass sämtliche Unternehmensdaten vollständig sind,

• dass Lieferanteninformationen fachlich korrekt sind,

• dass Nachweise von Kunden oder Behörden anerkannt werden,

• dass Zertifikate authentisch oder ausreichend sind,

• dass ein Produkt marktzugangsfähig ist,

• dass eine Nachhaltigkeitsaussage veröffentlicht werden darf,

• oder dass keine weitere Fachprüfung notwendig ist.

Aufgebaut wird eine kontrollierte Informations-, Dokumenten- und Nachweisgrundlage für den vereinbarten Zweck.

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Persönliche Begleitung

Bei CLIMATE LEDGER™ erfolgt der Aufbau nicht als anonyme Standardabwicklung.

Sie haben eine persönliche Ansprechperson, mit der Sie:

• den konkreten Bedarf festlegen,

• bestehende Probleme besprechen,

• Prioritäten abstimmen,

• offene Zuordnungen klären,

• und die nächsten Schritte nachvollziehbar planen.

Moderne Technologien unterstützen die Strukturierung im Hintergrund. Umfang, Prioritäten, Reviews und Freigaben werden jedoch gemeinsam mit den verantwortlichen Menschen festgelegt.

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Nächster Schritt

Bauen Sie Ihre Daten- und Nachweisstruktur dauerhaft auf

Gemeinsam legen wir fest:

• für welchen Kunden-, Export-, Import- oder Marktzugangszweck die Struktur benötigt wird,

• welche Produkte und Materialien einbezogen werden,

• welche Lieferanten und Standorte relevant sind,

• welche Register und Verknüpfungen benötigt werden,

• und wie die zukünftige Pflege organisiert werden soll.

Sie können mit einem einzelnen Produkt, einer wiederkehrenden Kundenanfrage oder einem klar abgegrenzten Zielmarkt beginnen.

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