Prüfen und ordnen Sie Ihre Dokumente und Nachweise, bevor sie für Kundenanfragen, Export, Import oder internationalen Marktzugang eingesetzt werden.

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Viele Unternehmen verfügen bereits über Zertifikate, Prüfberichte, technische Datenblätter, Lieferantenerklärungen, Herkunftsnachweise oder CO₂-Dokumentationen.

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Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass diese Unterlagen für einen konkreten Kunden, ein bestimmtes Produkt oder einen Zielmarkt unmittelbar verwendet werden können.

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Entscheidend ist:

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Welches Dokument gehört zu welchem Produkt?
Welche Version ist aktuell?
Ist der Nachweis noch gültig?
Welchen Standort oder Zeitraum deckt er ab?
Fehlen Anhänge oder ergänzende Unterlagen?
Und kann das Dokument für den vorgesehenen Zweck verwendet werden?

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Der CLIMATE LEDGER™ Dokumenten- und Nachweischeck verbindet deshalb:

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Anwendungsfall -> Produkt -> Material -> Lieferant/Hersteller -> Produktionsstandort -> Dokument -> Version -> Gültigkeitszeitraum -> Geltungsbereich -> Nachweisstatus -> offene Punkte -> Freigabe

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So wird sichtbar, welche Unterlagen bereits vorbereitet sind und was vor einer externen Verwendung noch geklärt werden sollte.

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Ist das Ihre Situation?

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Der Dokumenten- und Nachweischeck ist besonders geeignet, wenn:

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• Dokumente in verschiedenen Ordnern, Systemen oder Abteilungen liegen,

• mehrere Versionen desselben Dokuments vorhanden sind,

• nicht klar ist, welche Fassung aktuell oder freigegeben ist,

• Kunden kurzfristig Produkt-, Material-, Herkunfts- oder CO₂-Nachweise verlangen,

• Unterlagen für einen Export, Import oder neuen Zielmarkt zusammengestellt werden müssen,

• Zertifikate oder Lieferantenerklärungen möglicherweise abgelaufen sind,

• der Produkt-, Material- oder Standortbezug eines Nachweises unklar ist,

• Anhänge oder ergänzende Prüfunterlagen fehlen,

• unterschiedliche Dokumente widersprüchliche Angaben enthalten,

• oder externe Fachpersonen ein geordnetes Übergabepaket benötigen.

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Das Problem besteht häufig nicht darin, dass keine Dokumente vorhanden sind.

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Unklar sind vielmehr Aktualität, Vollständigkeit, Version, Gültigkeit, Geltungsbereich, Zuordnung und Freigabestatus.

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Welche Frage beantwortet der Check?

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Im Mittelpunkt steht:

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Sind unsere Dokumente und Nachweise für den konkreten Kunden-, Export-, Import- oder Marktzugangsfall vollständig, aktuell, richtig zugeordnet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet?

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Vor Beginn wird der Betrachtungsumfang eindeutig festgelegt.

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Der Check kann sich beispielsweise beziehen auf:

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• eine Kundenanfrage,

• ein Produkt oder eine Produktgruppe,

• ein Material oder einen Rohstoff,

• einen Lieferanten oder Hersteller,

• einen Produktionsstandort,

• ein Export- oder Importvorhaben,

• ein Zielland oder einen Zielmarkt,

• eine Ausschreibung,

• eine CBAM-/SKDM-Anforderung,

• eine Nachhaltigkeitsaussage,

• oder ein vorbereitetes Übergabedossier.

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Es wird nicht automatisch das gesamte Unternehmensarchiv analysiert.

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Betrachtet werden die Dokumente und Nachweise, die für den konkret vereinbarten Zweck relevant sind.

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Warum ein vorhandenes Dokument nicht automatisch ein verwendbarer Nachweis ist

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Ein Zertifikat kann vorhanden sein und trotzdem nicht zum aktuellen Fall passen.

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Es kann beispielsweise:

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• abgelaufen sein,

• nur einen bestimmten Produktionsstandort betreffen,

• lediglich einzelne Produkte abdecken,

• sich auf einen früheren Zeitraum beziehen,

• oder ohne notwendige Anhänge vorliegen.

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Dasselbe gilt für technische Unterlagen, Lieferantenerklärungen, Herkunftsnachweise oder Emissionsdaten.

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Ein Dokument kann fachlich relevant sein, aber trotzdem nicht eindeutig zum tatsächlich gelieferten Produkt, Material, Standort oder Zeitraum gehören.

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Der Dokumenten- und Nachweischeck macht deshalb nicht nur sichtbar, welche Dateien vorhanden sind, sondern auch wofür sie tatsächlich stehen.

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Was prüft der Dokumenten- und Nachweischeck?

1. Dokument eindeutig identifizieren

Zunächst wird geprüft, welches Dokument tatsächlich vorliegt.

Dazu können gehören:

•    Dokumententyp und Titel, 
•    Aussteller, 
•    Dokumentennummer, 
•    Erstellungsdatum, 
•    Versionsnummer, 
•    Gültigkeitszeitraum, 
•    und vorhandener Freigabestatus. 

Damit lassen sich unterschiedliche oder historische Fassungen besser voneinander trennen.

2. Vollständigkeit und Version prüfen

Ein Dokument wird daraufhin betrachtet, ob:

•    alle Seiten vorhanden sind, 
•    erwähnte Anhänge mitgeliefert wurden, 
•    Tabellen oder Anlagen fehlen, 
•    mehrere Versionen parallel existieren, 
•    und nachvollziehbar ist, welche Fassung aktuell verwendet werden soll. 

Dubletten und widersprüchliche Versionen werden sichtbar gemacht.

3. Produkt-, Material- und Standortbezug zuordnen

Ein Nachweis wird dem tatsächlichen Anwendungsbereich zugeordnet.

Das kann sein:

Unternehmen -> Produkt -> Produktvariante -> Material -> Lieferant -> Hersteller -> Produktionsstandort -> Zeitraum

So wird beispielsweise sichtbar, wenn ein Zertifikat zwar vorhanden ist, aber einen anderen Standort betrifft als die tatsächlich gelieferte Ware.

4. Gültigkeit und tatsächlichen Nachweisumfang betrachten

Entscheidend ist nicht nur das Ablaufdatum.

Geprüft wird auch, welchen Bereich ein Dokument tatsächlich abdeckt.

Das kann beispielsweise sein:

•    ein einzelnes Produkt, 
•    eine Produktgruppe, 
•    eine Materialqualität, 
•    ein Produktionswerk, 
•    ein Lieferant, 
•    eine Charge, 
•    ein bestimmter Zeitraum, 
•    oder eine definierte Menge. 

Ein Nachweis wird nicht automatisch auf einen größeren Bereich übertragen, als aus den Unterlagen hervorgeht.

5. Widersprüche und fehlende Unterlagen erkennen

Tatsächlich erkennbare Abweichungen können beispielsweise betreffen:

•    unterschiedliche Produktbezeichnungen, 
•    verschiedene Materialzusammensetzungen, 
•    widersprüchliche Herstellerangaben, 
•    unterschiedliche Produktionsstandorte, 
•    abweichende Gültigkeitsdaten, 
•    verschiedene Dokumentenversionen, 
•    oder einen unklaren Geltungsbereich. 

Fehlende Anhänge, Aktualisierungen oder ergänzende Nachweise werden als offene Punkte dokumentiert.

 

 

Welche Dokumente können betrachtet werden?

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Je nach Anwendungsfall können unter anderem einbezogen werden:

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Produkt- und Materialunterlagen

Technische Datenblätter, Produktspezifikationen, Zeichnungen, Materialdatenblätter, Stücklisten und Zusammensetzungsangaben.

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Lieferanten- und Herkunftsnachweise

Lieferantenerklärungen, Herstellererklärungen, Ursprungs- und Herkunftsnachweise, Produktionsstandortangaben und

Lieferketteninformationen.

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Zertifikate und Prüfberichte

Produkt-, Material-, Standort- oder Managementsystemzertifikate, Prüfberichte, Laborberichte und technische Nachweise.

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CO₂- und Nachhaltigkeitsunterlagen

Product Carbon Footprints, Life Cycle Assessments, Emissionsdaten, Energie- und Produktionsdaten sowie Nachweise für Nachhaltigkeitsaussagen.

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CBAM-/SKDM-Unterlagen

Waren-, Hersteller-, Produktionsanlagen- und Emissionsinformationen sowie relevante Lieferantennachweise.

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Recycling- und Materialnachweise

Recycling- und Rezyklatnachweise, Massenbilanzunterlagen, Chain-of-Custody-Nachweise und weitere materialbezogene

Dokumentationen.

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Kunden- und Marktunterlagen

Kundenfragebögen, Ausschreibungen, Verträge, Produktspezifikationen und vorbereitete Übergabeunterlagen.

Der konkrete Umfang richtet sich immer nach dem vereinbarten Anwendungsfall.

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Was benötigen wir von Ihnen?

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Für den Start benötigen wir zunächst den konkreten Zweck der Prüfung.

Dazu gehören beispielsweise:

• Produkt oder Produktgruppe,

• Material oder Rohstoff,

• Kunde oder Zielmarkt,

• Lieferant oder Hersteller,

• Produktionsstandort,

• Export- oder Importfall,

• relevanter Zeitraum,

• vorhandene Fristen,

• und die bereits verfügbaren Dokumente.

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Die Unterlagen müssen nicht vollständig oder bereits geordnet sein.

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Fehlende Dateien, unklare Versionen und nicht nachvollziehbare Zuordnungen sind selbst relevante Ergebnisse des Checks.

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Was erhalten Sie?

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Sie erhalten eine strukturierte Dokumenten- und Nachweisübersicht für den vereinbarten Anwendungsfall.

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Dokumentenübersicht

​Welche relevanten Dokumente liegen vor und welchem Produkt, Material, Lieferanten oder Standort sind sie zugeordnet?

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Versions- und Aktualitätsstatus

​Welche Fassung ist aktuell, welche Dokumente sind historisch, veraltet oder nicht eindeutig freigegeben?

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Gültigkeits- und Geltungsbereich

​Für welches Produkt, Material, Werk, Unternehmen, Zeitraum oder andere Objekt gilt der jeweilige Nachweis?

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Soll-Ist-Abgleich

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Welche Dokumente und Nachweise sind:

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• vorhanden,

• teilweise vorhanden,

• unvollständig,

• veraltet,

• widersprüchlich,

• nicht eindeutig zugeordnet,

• oder noch fehlend?

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Fehlende Dokumente und Ergänzungen

​Welche Unterlagen, Anhänge, Aktualisierungen oder weiteren Nachweise sollten beschafft werden?

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Widerspruchs- und Klärungspunkte

​Wo stimmen Dokumente, Versionen, Produktangaben, Standorte oder Zeiträume nicht eindeutig überein?

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Verantwortlichkeiten und nächste Schritte

​Wer sollte Dokumente aktualisieren, ergänzen, fachlich prüfen oder für die externe Verwendung freigeben?

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Human-Review-Punkte

​Welche Dokumente oder Aussagen benötigen vor der Weitergabe zusätzliche fachliche, technische, rechtliche oder

regulatorische Prüfung?

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Warum der Dokumenten- und Nachweischeck wirtschaftlich sinnvoll ist

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Ungeordnete Dokumente verursachen wiederkehrenden Aufwand.

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Mitarbeitende suchen dieselben Unterlagen mehrfach. Alte und neue Versionen müssen verglichen werden. Lieferanten werden erneut kontaktiert. Externe Fachpersonen müssen Dokumente zunächst sortieren und ihren Geltungsbereich rekonstruieren.

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Eine strukturierte Dokumentenprüfung kann helfen:

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• Suchaufwand zu reduzieren,

• aktuelle und historische Versionen zu trennen,

• Nachweise eindeutig Produkten und Standorten zuzuordnen,

• fehlende Unterlagen früher zu erkennen,

• unnötige Rückfragen zu vermeiden,

• und externe Fachprüfungen besser vorzubereiten.

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Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht durch möglichst viele gespeicherte Dokumente, sondern durch eine klare Antwort auf die Frage: Welcher Nachweis kann für welchen konkreten Zweck verwendet werden?