Verstehen Sie genau, was Ihr Kunde verlangt, welche Informationen und Nachweise bereits vorhanden sind und was vor Ihrer Antwort noch vorbereitet werden muss.

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Kunden verlangen zunehmend detaillierte Informationen zu Produkten, Materialien, Herkunft, Lieferketten, CO₂, Nachhaltigkeit, Zertifikaten und Nachweisen.

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Eine einzelne Kundenanfrage kann mehrere Produkte, Standorte, Lieferanten und Fachbereiche gleichzeitig betreffen. Die benötigten Informationen liegen deshalb häufig verteilt im Unternehmen oder bei externen Lieferanten und Herstellern.

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Der CLIMATE LEDGER™ Kundenanforderungscheck strukturiert die konkrete Anfrage und verbindet:

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Kundenanforderung -> Produkt -> Material -> Lieferant -> Hersteller -> Standort -> benötigte Information -> vorhandenes Dokument oder Nachweis -> fehlende Information -> Verantwortlichkeit -> Frist -> vorbereitete Kundenantwort

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So wird sichtbar, was bereits beantwortet werden kann und welche Punkte vor der Rückmeldung noch geklärt oder fachlich geprüft werden müssen.

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Ist das Ihre Situation?

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Der Kundenanforderungscheck ist besonders geeignet, wenn:

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• ein Kunde einen umfangreichen Nachhaltigkeits- oder Lieferantenfragebogen sendet,

• Daten in ein Kunden- oder Lieferantenportal eingetragen werden müssen,

• CO₂-, PCF-, LCA- oder CBAM-/SKDM-Informationen verlangt werden,

• ein Kunde Material-, Herkunfts- oder Recyclinginformationen benötigt,

• Zertifikate, Prüfberichte oder Lieferantennachweise angefordert werden,

• mehrere interne Fachbereiche an derselben Kundenanfrage arbeiten,

• benötigte Angaben teilweise bei Lieferanten oder Herstellern liegen,

• verschiedene Dokumentenversionen vorhanden sind,

• eine Antwortfrist läuft und Verantwortlichkeiten noch ungeklärt sind,

• oder Sie vermeiden möchten, unvollständige oder nicht ausreichend belegte Angaben weiterzugeben.

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Der Check eignet sich insbesondere für Hersteller, Zulieferer, Handels-, Export- und Importunternehmen sowie KMU mit internationalen Kunden und Lieferketten.

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Welche Frage beantwortet der Kundenanforderungscheck?

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Im Mittelpunkt steht eine konkrete Frage:

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Was verlangt unser Kunde tatsächlich, welche Informationen und Nachweise können wir bereits bereitstellen und was fehlt noch für eine strukturierte und fachlich vorbereitete Antwort?

Vor Beginn wird der Betrachtungsumfang klar festgelegt.

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Der Check kann sich beispielsweise beziehen auf:

 

• einen Kundenfragebogen,

• eine Ausschreibung,

• ein Kunden- oder Lieferantenportal,

• eine Produktspezifikation,

• eine E-Mail-Anfrage,

• eine vertragliche Informationsanforderung,

• ein Produkt oder eine Produktgruppe,

• einen Produktionsstandort,

• eine konkrete Lieferung,

• oder ein zeitlich begrenztes Kundenprojekt.

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Es wird nicht pauschal die gesamte Informationslandschaft des Unternehmens geprüft.

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Betrachtet werden die Informationen, Dokumente und Nachweise, die für die konkrete Kundenanfrage tatsächlich benötigt werden.

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Was macht der Kundenanforderungscheck?

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1. Kundenanfrage verstehen und strukturieren

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Komplexe Kundenanfragen werden in konkrete Informationspunkte zerlegt.

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Dabei wird sichtbar:

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• welche Informationen der Kunde verlangt,

• welche Produkte oder Standorte betroffen sind,

• welche Fachbegriffe oder Anforderungen noch geklärt werden müssen,

• welche Dokumente oder Anhänge dazugehören,

• und welche internen Fachbereiche eingebunden werden sollten.

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Aus einer umfangreichen Anfrage entsteht so eine nachvollziehbare Arbeitsstruktur.

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2. Produkte, Materialien, Standorte und Lieferanten zuordnen

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Eine Kundenanforderung gilt nicht automatisch für das gesamte Unternehmen.

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Deshalb wird die Anfrage den tatsächlich betroffenen:

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Produkten -> Produktvarianten -> Materialien -> Lieferanten -> Herstellern -> Produktionsstandorten -> Ländern -> Zeiträumen

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zugeordnet.

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Damit wird beispielsweise verhindert, dass ein allgemeines Zertifikat verwendet wird, obwohl der Kunde einen Nachweis für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Produktionsstandort verlangt.

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3. Vorhandene Informationen mit der Kundenanforderung abgleichen

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Für jeden relevanten Informationspunkt wird geprüft:

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Was verlangt der Kunde? -> Was ist vorhanden? -> Was fehlt?

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Betrachtet werden können unter anderem:

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• Produkt- und Materialdaten,

• technische Spezifikationen,

• Lieferanten- und Herstellerinformationen,

• Herkunftsdaten,

• Produktions- und Standortinformationen,

• CO₂- und Treibhausgasdaten,

• Product Carbon Footprints,

• Life Cycle Assessments,

• CBAM-/SKDM-Informationen,

• Zertifikate und Prüfberichte,

• Recycling- und Rezyklatnachweise,

• Lieferantenerklärungen,

• und weitere kundenbezogene Dokumente.

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Dabei wird nicht nur festgestellt, ob ein Dokument vorhanden ist.

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Entscheidend ist auch, ob es aktuell ist und tatsächlich zum angefragten Produkt, Standort, Lieferanten oder Zeitraum gehört.

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4. Fehlende Informationen und Lieferantenabhängigkeiten erkennen

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Benötigte Daten liegen häufig nicht vollständig beim Unternehmen selbst.

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Der Kundenanforderungscheck macht deshalb sichtbar:

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• welche Information fehlt,

• welcher Lieferant oder Hersteller sie bereitstellen müsste,

• für welches Produkt oder Material sie benötigt wird,

• welcher Zeitraum betroffen ist,

• und bis wann die Information benötigt wird.

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So können Lieferanten gezielt angefragt werden, anstatt umfangreiche oder unklare Informationsanforderungen weiterzugeben.

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5. Verantwortlichkeiten, Fristen und Freigaben ordnen

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Eine Kundenantwort kann verschiedene Abteilungen betreffen.

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Der Check strukturiert deshalb, wer beispielsweise:

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• Produktdaten bereitstellt,

• Lieferanteninformationen beschafft,

• Dokumente prüft,

• fachliche Angaben bestätigt,

• offene Kundenfragen klärt,

• und die externe Antwort freigibt.

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Unklare oder fachlich sensible Angaben werden für eine zusätzliche menschliche oder fachliche Prüfung gekennzeichnet.

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Welche Themen können betrachtet werden?

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Der konkrete Umfang richtet sich immer nach der tatsächlichen Kundenanfrage.

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Dazu können unter anderem gehören:

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Produkt- und Unternehmensinformationen
Produkte, Varianten, Standorte, Werke, technische Merkmale und Produktspezifikationen.

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Materialien und Herkunft
Rohstoffe, Komponenten, Materialzusammensetzung, Herkunftsländer, Hersteller, Recycling- oder Rezyklatanteile.

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Lieferketten
Lieferanten, Unterlieferanten, Produktionsanlagen, Lieferkettenstufen und Herkunftsnachweise.

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CO₂ und Nachhaltigkeit

Energie- und Emissionsdaten, Product Carbon Footprints, Life Cycle Assessments, Produktions- und Transportdaten sowie Nachhaltigkeitsaussagen.

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CBAM-/SKDM-Informationen
Betroffene Waren, Hersteller, Produktionsanlagen, Emissionsinformationen sowie vorhandene und fehlende Lieferantendaten.

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Zertifikate und Nachweise
Zertifikate, Prüfberichte, technische Dokumentationen, Lieferantenerklärungen und deren Gültigkeits- und Anwendungsbereich.

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Was benötigen wir von Ihnen?

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Für den Start benötigen wir zunächst die konkrete Kundenanfrage.

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Das kann beispielsweise ein Kundenfragebogen, eine Ausschreibung, eine E-Mail, ein Excel- oder PDF-Dokument, ein Portalexport, eine Produktspezifikation oder eine Liste verlangter Nachweise sein.

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Zusätzlich sind grundlegende Angaben zum betroffenen Fall hilfreich, beispielsweise:

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• Produkt oder Produktgruppe,

• Kunde,

• Zielmarkt,

• relevante Produktionsstandorte,

• Materialien und Lieferanten,

• Antwort- oder Lieferfrist,

• und vorhandene Dokumente.

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Die Unterlagen müssen nicht vollständig sein.

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Fehlende oder nicht auffindbare Informationen werden im Check als konkrete Daten- oder Nachweislücke sichtbar.

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Was erhalten Sie?

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Sie erhalten einen strukturierten Kundenanforderungsbericht für die vereinbarte Anfrage.

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Kundenanforderungsmatrix

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Jede relevante Kundenfrage wird einem konkreten Informationsbedarf zugeordnet:

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Kundenfrage -> betroffenes Produkt oder Objekt -> benötigte Information -> vorhandener Stand -> fehlender Nachweis

-> Verantwortlichkeit -> Frist -> nächster Schritt

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Soll-Ist-Abgleich

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Sie erkennen, welche Informationen:

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• vollständig vorhanden,

• teilweise vorhanden,

• veraltet,

• widersprüchlich,

• nicht eindeutig zugeordnet,

• oder noch fehlend sind.

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Dokumenten- und Nachweisstatus

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Vorhandene Zertifikate, Prüfberichte, Herkunftsnachweise, Emissionsdaten, PCF-/LCA-Unterlagen, Lieferantenerklärungen und weitere Dokumente werden dem konkreten Kundenfall zugeordnet.

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Aufgaben- und Nachforderungsliste

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Fehlende Informationen werden in konkrete Aufgaben überführt:

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Was fehlt? -> Woher wird es benötigt? -> Wer ist zuständig? -> Bis wann?

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Verantwortlichkeiten und Fristen

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Die Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabeschritte werden nachvollziehbar zugeordnet.

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Vorbereitetes Antwort- und Übergabepaket

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Je nach vereinbartem Umfang entsteht eine strukturierte Grundlage für die Kundenantwort mit vorhandenen Informationen, Dokumenten, offenen Punkten und erforderlichen Human-Review-Hinweisen.

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Warum der Kundenanforderungscheck wirtschaftlich sinnvoll ist

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Komplexe Kundenanfragen verursachen häufig zusätzlichen Aufwand, weil mehrere Abteilungen dieselben Informationen suchen, Lieferanten unter Zeitdruck kontaktiert werden oder Dokumente zunächst dem richtigen Produkt und Standort zugeordnet werden müssen.

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Eine frühzeitige Strukturierung kann helfen:

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• Suchaufwand zu reduzieren,

• doppelte Bearbeitung zu vermeiden,

• Lieferanten gezielter anzufragen,

• Verantwortlichkeiten schneller zu klären,

• fehlende Nachweise früher zu erkennen,

• und Kundenantworten besser vorzubereiten.

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Der wirtschaftliche Nutzen liegt nicht darin, möglichst viele Informationen zusammenzutragen, sondern genau die Informationen bereitzustellen, die der konkrete Kunde tatsächlich benötigt.

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Technologie unterstützt – Menschen prüfen und geben frei

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CLIMATE LEDGER™ nutzt kontrollierte Technologie, um umfangreiche Kundenanforderungen, Produkte, Lieferanten, Dokumente und Nachweise strukturiert miteinander zu verbinden.

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Die Technologie unterstützt die Analyse und Vorbereitung. Fachlich, rechtlich oder regulatorisch sensible Angaben werden jedoch nicht automatisch freigegeben.

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CLIMATE LEDGER™ ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung, technische Produktprüfung, CO₂- oder PCF-Berechnung, Life Cycle Assessment, Zertifizierung, Verifizierung oder behördliche Entscheidung.

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Die fachliche Prüfung und finale Freigabe der Kundenantwort bleiben bei den zuständigen Menschen.

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Von der Kundenanfrage zur klaren Antwortgrundlage

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Der Kundenanforderungscheck beantwortet am Ende vor allem:

Was verlangt unser Kunde?
Welches Produkt, Material oder welcher Standort ist betroffen?
Welche Daten und Nachweise besitzen wir bereits?
Was fehlt?
Welcher Lieferant muss Informationen bereitstellen?
Wer ist intern zuständig?
Welche Frist gilt?
Und was muss vor der Kundenantwort noch geprüft werden?

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So wird aus einer umfangreichen Kundenanfrage eine klare, nachvollziehbare und bearbeitbare Arbeitsgrundlage.